Seperti Ini Manajemen Procurement yang Tepat di Perusahaan

Procurement adalah aktivitas pengadaan atau pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Biasanya, pembelian barang ini dilakukan dalam skala yang besar. Selain itu, pembelian juga akan melibatkan beberapa departemen perusahaan dalam suatu proses yang cukup panjang.

Mengingat aktivitas procurement merupakan pembelian besar, maka tentu biaya yang dikeluarkan dalam pembelian ini jumlahnya tidak main-main. Oleh karena itu, untuk menghindari kerugian, perusahaan perlu mengelola procurement dengan baik dan tepat.

Seperti apa caranya? Temukan jawabannya di artikel ini.

Proses Procurement di Perusahaan

Jika ingin mengelola procurement dengan baik, maka Anda perlu mengetahui proses-proses apa saja yang terjadi dalam aktivitas ini. Berikut adalah penjelasan mengenai enam tahap dalam proses procurement di perusahaan:

Analisis Kebutuhan Perusahaan

Tahap pertama yang perlu dilalui adalah menganalisis kebutuhan perusahaan. Analisis dilakukan untuk mencari tahu barang atau jasa apa yang perusahaan butuhkan.

Memilih Vendor atau Supplier

Jika barang atau jasa yang diinginkan sudah diketahui, maka perusahaan bisa mulai mencari vendor atau supplier yang mampu menyediakan barang atau jasa tersebut.

Namun sebelum benar-benar menentukan, pastikan perusahaan melakukan pemeriksaan background dan portofolio vendor yang ada. Buatlah penilaian untuk masing-masing vendor untuk menemukan vendor yang terbaik.

Mengajukan Permintaan Barang

Selanjutnya, perusahaan bisa mengajukan permintaan barang kepada vendor atau supplier. Ketika melakukan hal ini, perusahaan perlu melakukan negosiasi terlebih dahulu agar bisa mendapatkan harga dan pelayanan terbaik. Negosiasi dilakukan hingga tercapai kesepakatan yang saling menguntungkan baik bagi perusahaan maupun vendor.

Membuat Purchase Order

Setelah kesepakatan dibuat, perusahaan bisa langsung membuat purchase order atau proforma invoice yang ditandatangani manajemen. Pembelian dilakukan dengan melampirkan dokumen yang berisi deskripsi barang atau jasa yang dipesan, total biaya, kuantitas barang, dan ketentuan-ketentuan lain yang telah disepakati kedua pihak.

Mengawasi Pengiriman Barang

Bukan berarti perusahaan bisa bernapas lega setelah melakukan pemesanan. Setelah pesanan dibuat, perusahaan juga perlu mengawasi pengiriman dan penerimaan barang dari vendor. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan, maka perusahaan berhak melakukan negosiasi ulang.

Melakukan Pembayaran

Tahap terakhir adalah pembayaran, baik itu pembayaran penuh ataupun pelunasan. Pembayaran dilakukan setelah perusahaan memastikan barang atau jasa yang dipesan sudah tepat.

Cara Mengoptimasi Procurement

Proses yang berlangsung dalam aktivitas procurement cukup panjang. Setiap tahapan dalam proses tersebut membutuhkan pengawasan dan kontrol yang tepat untuk memastikan procurement berjalan dengan lancar.

Lantas, bagaimana caranya?

Mengelola procurement dengan cara yang biasa tentu tidak akan memberi efektivitas dan efisien terbaik. Perusahaan perlu melakukan optimasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisien dari aktivitas procurement.

Di bawah ini adalah cara yang bisa perusahaan lakukan untuk mengoptimasi procurement:

• Mendefinisikan peraturan, kebijakan, atau strategi procurement yang jelas.
• Menentukan rencana budget sebelum procurement dilakukan.
• Menerapkan komunikasi terbuka dengan vendor atau supplier yang digunakan.
• Memberikan pelatihan tentang procurement kepada karyawan.
• Menggunakan software manajemen procurement seperti software ERP (Enterprise Resources Planning).

Dari daftar-daftar di atas, Anda bisa mengetahui bahwa salah satu cara mengoptimasi procurement adalah dengan menggunakan software ERP. Software ini memang bermanfaat untuk mengelola proses procurement di perusahaan, mulai dari perencanaan hingga pembayaran.

Rekomendasi software ERP Indonesia yang bisa Anda gunakan untuk mengelola procurement adalah RedERP. RedERP memiliki modul Procurement Management yang dibuat khusus untuk mengelola pengadaan di perusahaan.

Procurement Management RedERP mampu membuat budgeting procurement, mengelola purchase order, menyimpan bukti transaksi pembelian, dan membuat laporan procurement.

Dengan bantuan RedERP, manajemen pengadaan di perusahaan Anda akan berjalan secara maksimal. Oleh karena itu, segera gunakan software-nya sekarang juga dengan mengunjungi situs resmi RedERP!